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コンベンション事業部のご紹介

コンベンション事業部のご紹介

学術集会・セミナー等の運営

学術集会やセミナーのための準備業務は多岐にわたっています。しかも開催に向けて、一時的に集中しがちです。本運営部では、歯科分野を専門とする唯一のコンベンション事務局として、学会常設事務局と常に連携を保つことができるメリットを最大限に生かしながら、歯科分野独自の各種イベント運営を滞りなく進めることをモットーとしております。
主催者の方々の貴重なお時間と労力を軽減するため、イベントの全面的な委託から、部分的な業務の代行まで、あらゆるかたちでサポートいたします。

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主な業務内容

1. 参加登録

登録方法の提案、各種フォーム類の作成、参加者の問合せ対応、参加登録の受付、入金管理・出納報告

2. 演題処理

演題募集要項の作成、演題受付からプログラム編成補助、抄録集、プロシーディングス作成に至るまでの各種過程の提案から実施まで

3. 宿泊/輸送

宿泊ホテルの確保、移動交通機関の手配、招宴、視察など各種行事への参加申込み、インフォメーションデスクの運営を旅行代理店と提携して行います

4. 会場

会場選択、会場との折衝、会場使用計画の立案・運営、視聴覚機材の手配・運営、看板・装飾類の手配・配置、当日の進行管理運営

5. 商業展示/広告募集

商業展示や抄録集等への広告掲載の募集、企業からの問合せ対応、請求書発行、入出金管理

6. 広報

国内外のPR計画、商業誌(業界誌)広告計画、学会誌への会告、ニュースレターの発行、ホームページの開設と運営

7. 印刷

ポスター、サーキューラー、プログラム、抄録集、報告書などすべての印刷物の原稿案作成から製作・発送代行まで

8. 制作物

筆記具などの記念品、ノベルティ、コングレスバッグ、ネームプレート、感謝状、表彰状など参加者への配布物や会場備品の企画から製作まで

9. 社交行事

懇親会、エクスカーション、各種ツアー、同伴者プログラム等の企画から運営、VIP 接遇、アトラクションの手配・演出

10. 通訳/翻訳

各種翻訳、同時通訳、逐次通訳、通訳ガイド、アテンド通訳、パーティ通訳の派遣、通訳機材の手配・運営、資料の収集、演者との事前打合せ、セッティングなど

11. 当日運営

会場運営マニュアルの作成、責任者および運営スタッフへのオリエンテーションの実施、会議要員の派遣管理、各デスクの準備と運営

12. 準備委員会事務局

委員会の招集・開催手配、議案・議事録作成、連絡調整、会議室手配

13. 財務

予算案の作成、受付期間中の財務管理全般、会議/大会口座の出納管理、免税措置申請代行、補助金申請手続き、事後の監査、報告書の作成

2016年度(一財)口腔保健協会コンベンション事業部 受託一覧

イベント名 場所
1 17 日本歯科審美学会第36回ホワイトニング講習会・認定試験 梅田スカイビル
24 日本歯科東洋医学会症例検討会4 日本歯科新聞社
2 6 日本口腔衛生学会第20回認定研修会 明海大学浦安校舎
11 OJミッドウインターミーティング2016 日本歯科大学富士見ホール
14~17 UCLAインプラントアソシエーションジャパン4days研修プログラム UCLA
24~25 日本臨床矯正歯科医会第43回大会・長野大会 ホテルメトロポリタン長野
3 5~6 日本有病者歯科医療学会第25回総会・学術大会 タワーホール船堀
13 日本歯科東洋医学会平成27年度研修会 JR東京 総合病院
4 10 日本障害者歯科学会平成28年度第1回認定医研修会 日本大学歯学部
10 日本歯科審美学会平成28年度第1回セミナー 富山県歯科医師会館
16~17 日本歯科理工学会第67回学術講演会 九州大学百年講堂
23~24 日本顕微鏡歯科学会第13回学術大会 ホテルニューオータニ札幌
5 15 日本顎関節学会第39回学術講演会 福岡県歯科医師会館
27~29 日本口腔衛生学会第65回総会・第12回アジア予防歯科学会 東京医科歯科大学
28~29 日本デジタル歯科学会第7回学術大会 かでる27
29 日本口腔衛生学会第21回認定医研修会 東京医科歯科大学
29 日本臨床歯周病学会関東支部セミナー 学術総合センター一橋講堂
6 5 日本歯科審美学会平成28年度第2回セミナー 東京コンファレンスセンター有明
5 日本歯科審美学会第37回ホワイトニング講習会・認定試験 東京コンファレンスセンター有明
8~9 日本臨床矯正歯科医会平成28年度6月例会 ベルサール飯田橋ファースト
9~10 日本歯科保存学会2016年度春季学術大会(第144回) 栃木県総合文化センター
11 日本スポーツ歯科医学会第22回認定研修会 愛知県歯科医師会館
11~12 日本スポーツ歯科医学会第27回学術大会 愛知県歯科医師会館
19 日本全身咬合学会第30回公開講座 日本大学歯学部
20 日本バイオマテリアル学会2016年度第1回セミナー 東京医科歯科大学
24~26 日本ヘリコバクター学会平成28年度第1回教育講演会 ビーコンプラザ
7 14 東京矯正歯科学会第75回学術大会 有楽町朝日ホール
16~17 日本歯科医療管理学会第57回総会・学術大会 TKPガーデンシティ御茶ノ水 他
23~24 日本歯内療法学会第37回学術大会 ウィンクあいち
27~28 日本矯正歯科学会専門医二次審査運営 ベルサール神保町
29~31 OJ15周年記念大会 ベルサール飯田橋ファースト
8 20~21 日本咀嚼学会健康咀嚼指導士第17回認定研修会 東京医科歯科大学
25~26 歯科基礎医学会第58回学術大会 札幌コンベンションセンター
27~28 日本歯科審美学会第27回学術大会 京王プラザホテル札幌
9 10~11 日本歯科技工学会第38回学術大会 奈良春日野国際フォーラム
30 日本障害者歯科学会平成28年度第2回認定医研修会 大宮ソニック
10 1~2 日本障害者歯科学会第33回学術大会 大宮ソニック
2 日本歯科審美学会第38回ホワイトニング講習会・認定試験 TKPガーデンシティ博多新幹線口
19~20 日本口腔筋機能療法(MFT)第4回学術大会 ベルサール九段
27~28 日本歯科保存学会2016年度秋季学術大会(第145回) キッセイ文化ホール
11 4~6 日本歯科理工学会国際歯科材料会議2016 The Stone Hotel(Bali)
5~6 日本咀嚼学会第27回学術大会 広島大学
6 日本法歯科医学会第10回学術大会 東京ステーションコンファレンス
6 日本臨床歯周病学会関東支部衛生士セミナー 神奈川県歯科医師会館
17 東京矯正歯科学会平成28年度秋季セミナー ベルサール飯田橋ファースト
20 日本歯科審美学会平成28年度第3回セミナー 鹿児島県歯科医師会館
21~22 日本バイオマテリアル学会シンポジウム2016 福岡国際会議場
23 日本レーザー歯学会第2回症例報告会 北海道自治労会館
27 日本歯科審美学会第39回ホワイトニング講習会・認定試験 梅田スカイビル
12 3~4 日本接着歯学会第35回学術大会 北海道大学
10~11 日本歯科衛生教育学会第7回総会・学術大会 東京医科歯科大学
16~17 日本歯科人間ドック学会第19回学術大会 徳島大学

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